​El objetivo de esta nota técnica es detallar el paso a paso de la configuración de flujos de firmas, aprobadores, registro de firma entre otros necesarios para un correcto flujo de aprobación y validación de documentos.

Para configurar los flujos de firmas debemos seguir los siguientes pasos:

Como primer paso para la creación de nuestros flujos de firmas debemos asignar a los colaboradores que supervisarán y podrán ser asignados como "Apoderados", quienes serán los encargados de revisar y/o firmar los documentos emitidos en Rex+.

Es posible realizar esta asignación de forma manual y de forma masiva. Para realizar la asignación de forma manual, debemos seleccionar a nuestro colaborador y dirigirnos a su perfil en la siguiente ruta:

Ruta: Carpeta del colaborador → Perfil

En la pestaña "Otros Datos" debemos seleccionar la opción:

Y posteriormente seleccionar "Guardar Cambios".
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2. Asignación masiva de colaboradores como Supervisor
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Para asignar masivamente como Supervisor nos debemos dirigir a la siguiente ruta:

Ruta: Novedades → Actualizaciones → Info. global Perfiles

Seleccionar en la lista desplegable el dato "Supervisa otros empleado", para luego seleccionar "+ importar Supervisa otros empleado".

Para crear nuestro archivo de importación se aconseja descargar el archivo base, según la empresa o filtros necesarios.

Crear el archivo Excel

El detalle de las columnas a completar el siguiente:

Una vez creado el archivo, se debe guardar en formato .CSV UTF-8

Una vez creado nuestro archivo de importación volvemos a la ruta:

Ruta: Novedades → Actualizaciones → Info. global Perfiles

Seleccionar en la lista desplegable el dato "Supervisa otros empleado", para luego seleccionar "+ importar Supervisa otros empleado".

Seleccionamos nuestro archivo a cargar para luego seleccionar "Importar"

Si el archivo contiene algún dato erróneo o inválido, Rex+ le indicará el error a corregir y no ingresará ningún dato, debe corregir el error y volver a ingresar el archivo.

Si el archivo está correcto, se mostrará el siguiente mensaje:

3. Asignar "Supervisores" a Colaboradores

Una vez designados a los colaboradores supervisores, debemos indicar en el contrato activo del resto de nuestros colaboradores el supervisor a cargo de sus funciones.

Es posible realizar esta asignación de forma manual y de forma masiva. Para realizar la asignación de forma manual, debemos seleccionar a nuestro colaborador y dirigirnos a su contrato activo en la siguiente ruta:

Ruta: Carpeta del colaborador → Contrato Activo

En el campo "Nombre del supervisor directo" indicar del listado el supervisor correspondiente a su área o funciones.

Seleccionamos al supervisor correspondiente y posteriormente seleccionar "Aceptar" para guardar los cambios

4. Asignación masiva de "Supervisores" a Colaboradores

Para asignar masivamente a nuestros colaboradores un Supervisor nos debemos dirigir a la siguiente ruta:

Ruta: Novedades → Actualizaciones → Info. global Contratos

Seleccionar en la lista desplegable el dato "Supervisor directo", para luego seleccionar "+ importar Supervisor directo".

Para crear nuestro archivo de importación se aconseja descargar el archivo base, según la empresa o filtros necesarios.

Crear el archivo Excel

El detalle de las columnas a completar el siguiente:

Una vez creado el archivo, se debe guardar en formato .CSV UTF-8

Una vez creado nuestro archivo de importación volvemos a la ruta:

Ruta: Novedades → Actualizaciones → Info. global Contratos

Seleccionar en la lista desplegable el dato "Supervisor directo", para luego seleccionar "+ importar Supervisor directo".

Seleccionamos nuestro archivo a cargar para luego seleccionar "Importar"

Si el archivo contiene algún dato erróneo o inválido, Rex+ le indicará el error a corregir y no ingresará ningún dato, debe corregir el error y volver a ingresar el archivo.

Si el archivo está correcto, se mostrará el siguiente mensaje:

5. Asignación de Apoderados

Una vez seleccionados a los colaboradores que son supervisores y asignados a sus colaboradores a cargo, debemos asignar del listado de supervisores a los "Apoderados" quienes serán los encargados de revisar y/o firmar documentos.

Nos dirigimos a la siguiente ruta:

Ruta: Configuración → Documentos → Asignación de Apoderados

Seleccionamos la opción "+ Agregar Apoderado" y agregamos uno a uno a los colabores asignados como apoderados

El listado de apoderados autorizados se mostrará de la siguiente manera:

Como primer ejemplo haremos la configuración de un documento de tipo "Contrato" (La configuración para anexos de contratos es similar), con las siguientes características.

2. Para realizar el flujo de firma de nuestro contrato, debemos completar los siguientes datos:

3. Una vez completados todos los datos de configuración del flujo, seleccionamos "Guardar" y nuestro flujo ya estará creado y se mostrará en el listado de la siguiente manera:

Una vez creado nuestro flujo de firma para los documentos de tipo contrato, ya estamos en condiciones de realizar la emisión de este tipo de documento. Para la emisión debemos seguir los siguientes pasos:

Ruta: Carpeta del colaborador → Expediente → Documentos

2. Seleccionamos "+ Nuevo" y posteriormente seleccionamos los campos requeridos para "Generar" un documento de tipo de contrato. Al seleccionar generar, el documento a emitir será la plantilla de nuestro documento previamente cargada en la funcionalidad de "Modelo de documentos"

3. Seleccionamos "Guardar" y nuestro documento generado se mostrará de la siguiente manera:

4. Para enviar nuestro documento generado a firma seleccionamos el icono y luego seleccionar "Emitir"

5. Nos mostrará el siguiente mensaje en el cual nos indica que se generará una firma pendiente de acuerdo con el flujo antes configurado. Seleccionamos "Ok, Emitir". Esta acción enviara el documento a revisión o firma según su configuración, como también descarga una copia del documento enviado.

6. En nuestro ejemplo de flujo de firma, nuestra primera condición es la que el documento debe ser revisado por el jefe directo o supervisor del colaborador, recordar que el jefe directo o supervisor debe ser indicado en el contrato de trabajo. Como se muestra en la siguiente imagen, al revisor le llegara un correo electrónico indicando que tiene un documento por revisar.

Una vez emitido el documento para su aprobación o firma, los colaboradores deberán ingresar al Portal Rex+. A continuación, se detalle el ingreso por primera vez al portal Rex+.

2. Como se muestra en la siguiente imagen nuestro colaborador debe indicar su RUT sin punto y con guion. Seleccionamos Enviar email de recuperación. Este correo electrónico llegara al correo indicado en la funcionalidad de "Usuarios" en la ruta:

Ruta: Configuración → Seguridad → Usuarios

3. Revisamos nuestro correo electrónico y seleccionamos Reestablecer Contraseña

4. El enlace anterior, nos llevara a la siguiente página en la cual debemos indicar nuestra contraseña de acceso al portal Rex+, una vez creada y confirmada seleccionamos "Cambiar Contraseña"

5. Si nuestra contraseña es válida, se mostrará el siguiente mensaje indicando que debemos volver al login para realizar el ingreso al portal Rex+, seleccionamos "Ok, ir a iniciar sesión"

6. Ingresamos el usuario, el cual es el rut de nuestro colaborador y la clave creada anteriormente y seleccionamos "Iniciar sesión"

7. El usuario anteriormente creado corresponde al "Revisor del documento" quien según el flujo debe visar el documento antes de ser enviado al apoderado (Gerente) para su firma. Al costado derecho de la pantalla al ingresar a Rex+ se encuentra la funcionalidad de Documentos en la cual nos notifica que tenemos un documento por revisar.

8. Para revisar y aprobar el documento seleccionamos la opción y luego "Ver detalle"

9. Una vez en el detalle, podremos "Ver el documento" antes de ser Rechazado o Aprobado. Para nuestro ejemplo seleccionamos la opción Revisar Documento.

10. La opción "Revisar Documento" desplegará el siguiente mensaje en el cual indicamos si el documento fue revisado o no. Seleccionamos "Revisado" y "Aceptar".

11. Una vez que el revisor aprueba el documento, nuestro "Flujo de Firma" continúa y es el momento de que nuestro "Apoderado" (ejemplo: Gerente) firme el documento. Nuestro Apoderado Firmante debe ingresar al portal Rex+ de la misma manera que se detalló en puntos anteriores, ingresando al enlace de la empresa en Rex+ como "Colaborador" ingresando Rut y contraseña o si es su primer ingreso solicitar la creación de esta en la opción "Olvide contraseña".

12. Una vez que el apoderado firmante ingresa al portal Rex+, Al costado derecho de la pantalla se encuentra la funcionalidad de Firmas Pendientes en la cual Rex+ nos notifica que tenemos un documento por Firmar.

13. Para realizar el registro de firma electrónica, seleccionamos al costado derecho de nuestra pantalla, la funcionalidad de "Ajustes" y luego (PIN) Registro y cambio de firma electrónica.

Una vez ingresados los datos, seleccionar Registrar Firmar

14. Una vez que registramos nuestra firma ya estamos en condiciones de firmar nuestro documento, nos dirigimos a la funcionalidad de Firmas Pendientes en el portal Rex+.

15. Para revisar y firmar el documento seleccionamos la opción y luego "Ver documento", o si deseamos firmar o rechazar directamente.

16. Si seleccionamos la opción de "Ver documento" se descargará una copia del documento que vamos a firmar.

17. Al seleccionar la opción de "Firmar documento(s)" se verá la siguiente ventana en la cual debemos ingresar la clave de nuestra firma electrónica antes registrada y posteriormente seleccionar "Firmar"

18. Una vez firmado el documento, este desaparecerá de la lista de "Firmas Pendientes" y estará según la cantidad de días indicada en la configuración del flujo en la funcionalidad de "Anular documento firmados". Una vez firmado el documento, este seguirá el flujo de firma configurado, el cual corresponde a la firma de nuestro colaborador.

19. Una vez firmado por el apoderado, Al trabajador le llegara un correo electrónico el cual le indica que tiene una "Firma pendiente de contrato"

20. Al igual que lo mencionado en puntos anteriores, si el colaborador ingresa por primera vez al portal Rex+, debe ingresar al enlace de la empresa en Rex+ como "Colaborador" ingresando Rut y contraseña o si es su primer ingreso solicitar la creación de esta en la opción "Olvide contraseña".

21. Solo a modo de ejemplo, haremos la firma del documento desde la APP Rex+, de igual manera todas las aprobaciones o firmas es posible realizar desde el Portal Rex+ en Pc o a través de la APP Rex+ en dispositivos móviles.

22. Ingresamos a la APP REX+ con nuestro usuario y contraseña.

23. Una vez ingresado a la APP Rex+, podemos ver que tenemos una notificación de un documento en "Firmas Pendientes", seleccionamos esta opción.

24. En esta funcionalidad, podemos ver el listado de documentos con firma pendiente, seleccionamos el documento.

25. Una vez ingresado, podemos ver el detalle del documento, si queremos ver el documento debemos seleccionar el icono ubicado al costado superior derecho. Una vez revisado seleccionamos "Firmar"

26. Debemos indicar la clave de la firma electrónica registrada anteriormente y luego seleccionar "Firmar Solicitud".

27. Si todo está correcto, nuestro documento será firmado electrónicamente y nuestro colaborador recibirá un correo con el documento firmado electrónicamente por las partes.

28. Este documento quedará disponible para nuestro colaborador en su portal en la funcionalidad de "Mis Documentos"

29. Como se muestra en la siguiente imagen, el documento firmado, muestra en una hoja adjunta al documento el detalle de la firma electrónica de los involucrados en el flujo de firma

Ahora firmar documentos en Rex+ es mucho más simple para nuestros colaboradores, nuestra "Firma express" nos ayudará a que este proceso sea mucho más rápido, pudiendo firmar documentos sin necesidad de entrar al portal del colaborador y a través de un enlace directo al documento por firmar.

Una vez configurado nuestro procesos de firma de documentos, debemos habilitar nuestra firma express, para esto debemos seguir los siguientes pasos:

Una vez habilitada la opción de firma express ya estamos en condiciones de aplicarla para la firma de documentos. ¿Cómo funciona la firma express?, seguimos los siguientes pasos:

Ruta: Carpeta del colaborador → Expediente → Documentos

2. Seleccionamos "+ Nuevo" y posteriormente seleccionamos los campos requeridos para "Generar" un documento de tipo de contrato. Al seleccionar generar, el documento a emitir será la plantilla de nuestro documento previamente cargada en la funcionalidad de "Modelo de documentos"

3. Seleccionamos "Guardar" y nuestro documento generado se mostrará de la siguiente manera:

4. Para enviar nuestro documento generado a firma seleccionamos el icono y luego seleccionar "Emitir"

5. Nos mostrará el siguiente mensaje en el cual nos indica que se generará una firma pendiente de acuerdo con el flujo antes configurado. Seleccionamos "Ok, Emitir". Esta acción enviara el documento a revisión o firma según su configuración, como también descarga una copia del documento enviado.

6. En nuestro ejemplo de flujo de firma, nuestra primera condición es la que el documento debe ser revisado por el jefe directo o supervisor del colaborador, recordar que el jefe directo o supervisor debe ser indicado en el contrato de trabajo. Como se muestra en la siguiente imagen, al revisor le llegara un correo electrónico indicando que tiene un documento por revisar.

7. Una vez revisado el documento por el jefe directo u otro colaborador (es posible omitir este paso), nuestro flujo de firma continuará según el orden asignado. En este caso es momento del apoderado firmar el documento, esta firma ya puede ser realizada ocupando nuestra "Firma express"

8. A nuestro apoderado le llegara un correo electrónico con las siguientes opciones:

Seleccionamos la opción "Firma express"

9. Si no tenemos registrada nuestra firma electrónica, se mostrará la siguiente imagen en la cual podremos realizar el registro de la firma sin entrar al portal del colaborador. Completa todos los datos incluyendo el número de documento de tu CI, este número nos ayudará a validar la información a ingresar.

10. Seleccionamos "Activar", y el registro de nuestra firma ya está listo. Seleccionamos "Ok, Continuar" para seguir con el proceso de firma.

11. Ya estamos en condiciones de firma nuestro documento con Firma express, se mostrará la siguiente imagen en la cual podremos ver el detalle de nuestro documento, rechazar el documento y/o firmar el documento. Para firmar el documento, debes ingresar la clave PIN anteriormente creada.

12. Una vez firmado el documento, podremos descargar una copia de este firmado y el flujo de firma continuará según lo configurado

Para validar los documentos firmados electrónicamente existen dos formas de verificación:

2. Nos dirigimos al "Portal DEC de firma electrónica", y en el costado superior derecho, seleccionamos "Verificar Documento"

3. Indicar los números identificatorios del documento:

4. Una vez ingresado los datos, seleccionamos "Verificar" y si los datos están correctos se mostrará una copia del documento firmado

5. La segunda opción de verificación es a través de código QR, solo escaneando el código QR ejemplo, con un dispositivo móvil, se mostrará una copia del documento firmado.

SOVOS Chile es uno de los prestadores más importantes en el mercado [en certificación digital y facturación electrónica, siendo también una de las empresas líderes de Chile y Latinoamérica en gestión documental y firmas electrónicas, y una de las siete empresas en Chile que cumplen con los requisitos estipulados en la Ley N° 19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, estando calificada como una entidad acreditada para otorgar el servicio de Firma Electrónica Avanzada, además de tener disponible la función de Firma Electrónica Simple].

Así, a través de DEC5, REX+ permite la firma electrónica de documentos, tanto simple como avanzada, siendo DEC5 a la fecha el principal repositorio de documentos en nuestro país, desarrollado con los estándares más altos de seguridad y privacidad de la información existente en las empresas del rubro, conforme se establece su política de privacidad, que es posible revisar en el siguiente link: "Políticas de privacidad"

De esta forma, al firmar un documento electrónicamente en REX+, dicho documento se mantendrá en el repositorio de documentos electrónicos que DEC5 mantiene, permitiendo su visualización solo a los firmantes del respectivo documento, quienes podrán visualizarlos junto a todos los demás documentos que alguna vez han sido firmados por la misma persona a través de DEC5.

De esta forma, cualquier persona que ha firmado electrónicamente algún documento a través de DEC5, y como propietario también del documento respectivo, podrá acceder a los documentos firmados por ella con dicho software o plataforma. Como hemos señalado, SOVOS Chile, a través de DEC5, es una de las empresas líderes en repositorios documentales y firmas electrónicas, por lo que mantiene en dicho repositorio todo tipo de documentos electrónicos firmado por una misma persona con distintas contrapartes que también utilizan DEC5, como bancos, casas comerciales, despachadores de última milla, etc.