Con el objetivo de simplificar los canales de comunicación y requerimientos entre los colaboradores, supervisores y el departamento de recursos humanos, se encuentra disponible el nuevo "Centro de requerimientos" Rex+ ("CDR"). Crea y edita solicitudes del sistema, como también crea tus propias solicitudes.

Algunas de las solicitudes son:

En este nota técnica detallaremos el paso a paso en la creación y configuración de cada una de las solicitudes.

Índice de contenidos.

Como primer paso para la creación y configuración de solicitudes migrar las tablas iniciales, con esto realizaremos una actualización a nuestras tablas con el fin de optimizar nuestro centro de requerimientos.

Para detallar la configuración de una solicitud usaremos como ejemplo la solicitud básica.

2. Nuestras solicitudes se configuran según el siguiente detalle de campos:

3. Para este ejemplo seleccionamos la opción de "Editar", de la plantilla "Solicitud básica". En esta pantalla podremos modificar los datos de la solicitud básica, como también sus campos de formulario.

4. Modificaremos los campos de:

Como ejemplo en la edición de formularios agregaremos tres campos adicionales a la solicitud:

5. Para editar el campo a agregar al formulario seleccionamos la opción destacada en la siguiente imagen

6. Al seleccionar la opción de editar se desplegará un menú en el cual podremos editar las características de cada campo:

Seleccionamos Guardar Configuración, debemos realizar esta configuración por cada dato si es necesario.

7. Una vez configurado cada campo, seleccionamos la opción "Guarda plantilla"

8. Una vez completados los campos de nuestro formulario, debemos seleccionar el flujo de firma y/o aprobación de nuestra solicitud. Este flujo se configura de igual forma que los documentos utilizados frecuentemente en la firma de documentos como contratos, liquidaciones, etc. Seleccionamos la opción "+ Agregar sedes" recordando que los flujos de firma de documentos se deben realizar por "Sedes".

9. Seleccionamos la o las "Sedes" a configurar y seleccionamos "Agregar Sedes"

10. Seleccionamos la Sede en el listado, y al costado derecho se visualizarán las opciones de aprobación y/o firma de documento.

11. La siguiente imagen muestra la configuración para que la solicitud a crear solo tenga un aprobador. Este podría ser su "Jefe Directo" u "Otro" por indicar en el listado.

12. La siguiente imagen muestra la configuración de la solicitud, una vez aprobada notifique a los correos establecidos.

13. Si deseamos dejar un respaldo de la solicitud podemos indicar que tiene un documento asociado. Para este ejemplo aún no ocuparemos un modelo de documentos. Seleccionamos guardar flujo y nuestra solicitud ya estará disponible para su uso.

Una vez configurada nuestra solicitud, ya podemos verificar su uso, nuestros colaboradores a quienes permitimos la visualización de solicitud deben entrar a su portal web o app Rex+ y en la funcionalidad de Solicitudes buscar la solicitud antes creada.

2. Como podremos visualizar en la siguiente imagen, tendremos disponibles los campos anteriormente configurado, Nuestro colaborador debe completar estas datos, una vez completados seleccionamos la opción "Realizar solicitud"

3. Una vez realizada la solicitud, se desplegará el siguiente modal informativo y se iniciará el flujo de aprobación y/o firma según la solicitud.

4. Para revisar el estado de la solicitud, nuestro colaborador puede verificar en la siguiente ruta su estado:

Ruta: Solicitudes → En proceso

5. Como nuestro aprobador de esta solicitud es el jefe directo, este deberá aceptar o rechazar las solicitud en su portal web.

Ruta: Supervisor → Aprobaciones pendientes

6. Una vez aprobada o rechazada la solicitud, a nuestro colaborador y los correos anteriormente agregados, recibirán un correo de acuerdo a la solicitud realizada como también podrá ser visualizada en el portal web de nuestro colaborador.

Para realizar la revisión de solicitudes como administrador, debemos ir a la siguiente ruta:

Para la creación de solicitudes propias, es posible crear plantillas de formularios con los campos de textos necesarios según muestro tipo de solicitud. Para crear plantillas de formularios debemos seguir los siguientes pasos:

2. Completos los campos:

Añadimos "Campos" según las necesidades de creación de nuestro formulario. Para este ejemplo añadimos campos de fecha, texto, entero y archivo. El objetivo del formulario de ejemplo es poder recibir información de certificados de matrículas para el pago de bono. Si seleccionamos la opción editar destacada en la siguiente imagen, podremos editar el campo con información propia.

3. Editamos los nombres de los campos de nuestra plantilla.

4. Como se muestra en la siguiente imagen y seleccionando "Guardar plantilla" ya tendremos nuestras plantillas de formularios para utilizar en nuestras solicitudes.

Para crear una solicitud propia de acuerdo a la plantilla del formulario antes creada, debemos seguir los siguientes pasos:

2. Completamos los campos de nuestra nueva solicitud de acuerdo al siguiente detalle:

3. Una vez completados los campos de nuestro formulario seleccionamos la opción "Guardar solicitud y agregar flujo"

4. Ya tenemos nuestra solicitud creada, ahora debemos configurar el flujo de aprobación de nuestra solicitud. Recordar que los flujos de firma y aprobación de realizan por "Sede", Seleccionamos "+ Agregar Sede".

5. Seleccionamos la o las "Sedes" a configurar y seleccionamos "Agregar Sedes". Recordar que se debe configurar cada flujo de aprobación o firma por cada sede de la empresa.

6. Seleccionamos la Sede en el listado, y al costado derecho se visualizarán las opciones de aprobación y/o firma de documento.

7. La siguiente imagen muestra la configuración para que la solicitud a crear solo tenga un aprobador. Este podría ser su "Jefe Directo" u "Otro" por indicar en el listado.

8. La siguiente imagen muestra la configuración de la solicitud, una vez aprobada notifique a los correos establecidos.

9. Si deseamos dejar un respaldo de la solicitud podemos indicar que tiene un documento asociado. Para este ejemplo aún no ocuparemos un modelo de documentos. Seleccionamos guardar flujo y nuestra solicitud ya estará disponible para su uso.

Como cada solicitud a crear necesita un tipo de documentos, podemos crear un modelo de documento para cada solicitud, y con esto poder dejar un respaldo como documento el cual podrá ser revisado y firmado por un colaborador y hasta dos apoderados. Para crear modelos de documentos para solicitudes debemos seguir los siguientes pasos:

2. Completamos los siguientes datos:

3. Para este ejemplo seleccionamos la opción generar documento, Seleccionamos "Guardar Modelo". Al guardar se habilitará la opción "Editar contenido del modelo".

4. Esta opción abrirá el editor de texto para crear nuestro modelo de documentos.

5. Es posible copiar un texto desde un documento para luego pegar en el editor y posteriormente comenzar la modificación de formato junto con lo más importante, agregar las distintas "Variables" para la creación de documentos.

Como se muestra en la siguiente imagen se deben agregar las distintas variables de datos a utilizar. Para crear una variable se debe seleccionar el texto a reemplazar y luego seleccionar el botón "+" destacado en color verde. Al seleccionar la opción se incluirá el siguiente texto:

En la cual debemos cambiar la palabra "VARIABLE" por la variable que deseamos agregar a nuestro documento, ejemplo: «tipo_solicitud».

Esta operación se debe repetir para remplazar todos los campos con las variables disponibles

6. Las Variables para la creación de documentos en el editor Html para el "Centro de Requerimientos" son:

7. Una vez ingresadas todas las variables para la creación del contrato, guardamos nuestro documento. Podremos ver 2 botones uno para poder "Editar contenido del modelo" y el segundo "Descargar Template" el cual nos muestra una prueba de como quedaría nuestro documento al ser emitido.

8. Seleccionamos "Guardar Modelo". y se mostrará el siguiente mensaje como también podremos ver nuestro documento en listado.

Para crear un modelo de documento a partir de "Importar documento" en formato Word, se deben seguir los siguientes pasos:

3. Se abrirá la siguiente ventana en donde debemos completar los siguientes datos:

4. Seleccionamos "Aceptar" y veremos que nuestro texto seleccionado se modifica por la variable incorporada.

5. Esta operación se debe repetir para remplazar todos los campos con las variables disponibles

6. Las Variables para la creación de documentos en documentos de Word para el "Centro de Requerimientos" son:

7. Una vez ingresadas todas las variables guardamos nuestro documento en formato .docx y volvemos a la ruta:

Ruta: Configuración → Documentos → Modelos de Documentos

Seleccionar "+ Nuevo modelo de documento"

8. Seleccionamos en la lista de origen de fuente "Importar documento", y se habilitará el botón con el mismo nombre "Importar Documento" Al Seleccionar esta opción se mostrará la siguiente ventana, en la cual podemos ingresar el documento .docx arrastrándolo a la ventana o seleccionando la opción "browse".

9. Seleccionamos "Guardar Modelo". y nuestro modelo de documento a partir de un word estará listo.

Para dejar respaldo de la solicitud y/o esta deba ser firmada electrónicamente, podemos configurar un modelo de documento con las solicitud a crear. Para configurar una solicitud con modelo y flujo de firma de documentos debemos seguir los siguientes pasos:

2. Seleccionamos la sede a configurar y habilitamos las siguientes opciones según el ejemplo de la siguiente imagen:

3. Seleccionamos "Guardar flujo" y con esto ya tendremos configurada nuestra solicitud con un documento a firmar.

Para que nuestros colaboradores pueden generar la solicitud antes creada deben seguir los siguientes pasos:

2. Como podremos visualizar en la siguiente imagen, tendremos disponibles los campos anteriormente configurados, Nuestro colaborador debe completar estos datos, una vez completados seleccionamos la opción "Realizar solicitud"

3. Una vez realizada la solicitud, se desplegará el siguiente modal informativo y se iniciará el flujo de aprobación y firma según la solicitud.

4. Para revisar el estado de la solicitud, nuestro colaborador puede verificar en la siguiente ruta su estado:

Ruta: Solicitudes → En proceso

5. Como nuestro aprobador de esta solicitud es el jefe directo, este deberá aceptar o rechazar las solicitud en su portal web.

Ruta: Supervisor → Aprobaciones pendientes

6. Una vez aprobada, es turno de nuestro colaborador que firme el documento a crear como respaldo. En caso de ser rechazada el fujo de firma no continuará. Nuestro colaborador debe entrar a su portal en:

Ruta: Firmas Pendientes → Firma documentos pendientes

7. Antes de firmar, nuestro colaborador puede ver un resumen de su solicitud según el modelo de documento creado anteriormente, seleccionando el icono destacado en la siguiente imagen. Si todo esta correcto puede proceder a la firma de documentos.

8. Una vez terminado el flujo, nuestro colaborador puede revisar su solicitud en la siguiente ruta:

Ruta: Solicitudes → En proceso

9. Como "Administrador" podemos revisar la información registrada por la solicitud en la siguiente ruta:

Ruta: Configuración → Documentos → Centro de requerimientos

Pestaña "Historial de solicitudes"

10. Si seleccionamos la solicitud antes registrada, podemos ver la información completado por el colaborador, como también el documento adjunto.

Luego de detallar la configuración, creación y generación de solicitudes propias, es momento de conocer las diferencias y distintas solicitudes que vienen creadas por defecto en Rex+.

2. Solicitud de rendición de gastos: Esta solicitud permite el registro de gastos y aprobación de estos mediante los flujo de firma y aprobación. En esta solicitud puedes registrar más de un gasto con los formularios anidados.

3. Solicitud de permiso con o sin goce: Crea solicitudes de permisos con o sin goce de sueldo de acuerdo a tus flujos de aprobación.