Ir al contenido principal
Todas las coleccionesVersiones Rex+ Novedades Rex+ 2023
Nota técnica de la funcionalidad de centro de requerimientos
Nota técnica de la funcionalidad de centro de requerimientos
Lía avatar
Escrito por Lía
Actualizado hace más de una semana

Con el objetivo de simplificar los canales de comunicación y requerimientos entre los colaboradores, supervisores y el departamento de recursos humanos, se encuentra disponible el nuevo "Centro de requerimientos" Rex+ ("CDR"). Crea y edita solicitudes del sistema, como también crea tus propias solicitudes.

Algunas de las solicitudes son:

  • Otras Solicitudes: Crea tus propias solicitudes con los distintos campos de fecha, texto, etc. que tienes a tu disposición. además de establecer flujos de aprobación y firma de acuerdo a tus requerimientos.

  • Solicitud básica: Crea solicitudes a partir de una de nuestra solicitud básica como ejemplo.

  • Solicitud de contratación: Crea solicitudes de contratación, realiza solicitudes de personal de acuerdo a tus vacantes disponibles por cargo. Disponible para clientes con plataforma de "Rex+ Selección"

  • Solicitud de rendición de gastos: Crea un respaldo de rendiciones de gastos de tus colaboradores en su expediente de documentos.

  • Solicitud de permiso con o sin goce: Crea solicitudes de permisos con o sin goce de sueldo de acuerdo a tus flujos de aprobación.

En este nota técnica detallaremos el paso a paso en la creación y configuración de cada una de las solicitudes.

Índice de contenidos.

  • Migración de listas iniciales

  • Configuración de solicitudes

  • Generar y aprobar solicitudes

  • Revisión de solicitudes

  • Creación de plantillas para formularios

  • Creación de solicitudes

  • Creación de modelos de documentos para solicitudes

  • Configuración de solicitud con modelo y firma de documento

  • Generar solicitudes propias desde portal con documento de firma

  • Tipos de solicitudes

1) Migración de tablas iniciales

Como primer paso para la creación y configuración de solicitudes migrar las tablas iniciales, con esto realizaremos una actualización a nuestras tablas con el fin de optimizar nuestro centro de requerimientos.

  1. Nos dirigimos a:

    Ruta: Configuración → Administración → Migraciones Iniciales

    y seleccionamos "Migrar Todas las Tablas".

2) Configuración de solicitudes.

Para detallar la configuración de una solicitud usaremos como ejemplo la solicitud básica.

  1. Nos dirigimos a:

    Ruta: Configuración → Documentos → Centro de requerimientos

    y seleccionamos en la columna nombre la "Solicitud Básica".

2. Nuestras solicitudes se configuran según el siguiente detalle de campos:

  • ID de la solicitud: Código de la solicitud, este campo no permite su edición para las solicitudes estándar. Para las solicitudes propias por crear, este campo debe ser completado.

  • Nombre de la solicitud: Nombre de la solicitud, este campo no permite su edición para las solicitudes estándar. Para las solicitudes propias por crear, este campo debe ser completado.

  • Tipo de la solicitud: Tipo de solicitud, este campo no permite su edición para las solicitudes estándar. Para las solicitudes propias por crear, este campo debe ser completado de acuerdo al tipo de solicitud.

  • Descripción de la solicitud: Cuadro de texto libre para detallar la solicitud. Este campo no permite su edición para las solicitudes estándar. Para las solicitudes propias por crear, este campo podrá ser completado.

  • Quiénes pueden realizar esta solicitud: Selecciona quienes podrán completar la solicitud a crear en el portal web o app Rex+.

  • Campos del formulario: Puedes seleccionar una plantilla de campo de texto de acuerdo a cada tipo de solicitud por crear, también es posible editar las plantillas por defecto de acuerdo a requerimientos propios de nuestras solicitudes.

3. Para este ejemplo seleccionamos la opción de "Editar", de la plantilla "Solicitud básica". En esta pantalla podremos modificar los datos de la solicitud básica, como también sus campos de formulario.

4. Modificaremos los campos de:

  • Nombre de la plantilla: Cambiaremos el nombre de la plantilla a Plantilla de actualización datos social.

Como ejemplo en la edición de formularios agregaremos tres campos adicionales a la solicitud:

  • Texto

  • Fecha

  • Entero

5. Para editar el campo a agregar al formulario seleccionamos la opción destacada en la siguiente imagen

6. Al seleccionar la opción de editar se desplegará un menú en el cual podremos editar las características de cada campo:

  • Nombre del campo

  • Placeholder (texto provisional)

  • Descripción

  • Valor inicial

  • ¿Es requerido?

  • ¿Es solo de lectura?

  • Tipo de campo

Seleccionamos Guardar Configuración, debemos realizar esta configuración por cada dato si es necesario.

7. Una vez configurado cada campo, seleccionamos la opción "Guarda plantilla"

8. Una vez completados los campos de nuestro formulario, debemos seleccionar el flujo de firma y/o aprobación de nuestra solicitud. Este flujo se configura de igual forma que los documentos utilizados frecuentemente en la firma de documentos como contratos, liquidaciones, etc. Seleccionamos la opción "+ Agregar sedes" recordando que los flujos de firma de documentos se deben realizar por "Sedes".

9. Seleccionamos la o las "Sedes" a configurar y seleccionamos "Agregar Sedes"

10. Seleccionamos la Sede en el listado, y al costado derecho se visualizarán las opciones de aprobación y/o firma de documento.

11. La siguiente imagen muestra la configuración para que la solicitud a crear solo tenga un aprobador. Este podría ser su "Jefe Directo" u "Otro" por indicar en el listado.

12. La siguiente imagen muestra la configuración de la solicitud, una vez aprobada notifique a los correos establecidos.

13. Si deseamos dejar un respaldo de la solicitud podemos indicar que tiene un documento asociado. Para este ejemplo aún no ocuparemos un modelo de documentos. Seleccionamos guardar flujo y nuestra solicitud ya estará disponible para su uso.

3) Generar y aprobar solicitudes

Una vez configurada nuestra solicitud, ya podemos verificar su uso, nuestros colaboradores a quienes permitimos la visualización de solicitud deben entrar a su portal web o app Rex+ y en la funcionalidad de Solicitudes buscar la solicitud antes creada.

  1. Nos dirigimos en el portal web a:

    Ruta: Solicitudes → Solicitudes disponible → Solicitud básica

2. Como podremos visualizar en la siguiente imagen, tendremos disponibles los campos anteriormente configurado, Nuestro colaborador debe completar estas datos, una vez completados seleccionamos la opción "Realizar solicitud"

3. Una vez realizada la solicitud, se desplegará el siguiente modal informativo y se iniciará el flujo de aprobación y/o firma según la solicitud.

4. Para revisar el estado de la solicitud, nuestro colaborador puede verificar en la siguiente ruta su estado:

Ruta: Solicitudes → En proceso

5. Como nuestro aprobador de esta solicitud es el jefe directo, este deberá aceptar o rechazar las solicitud en su portal web.

Ruta: Supervisor → Aprobaciones pendientes

6. Una vez aprobada o rechazada la solicitud, a nuestro colaborador y los correos anteriormente agregados, recibirán un correo de acuerdo a la solicitud realizada como también podrá ser visualizada en el portal web de nuestro colaborador.

4) Revisión de solicitudes

Para realizar la revisión de solicitudes como administrador, debemos ir a la siguiente ruta:

  1. Nos dirigimos a:

    Ruta: Configuración → Documentos → Centro de requerimientos

    y seleccionamos la pestaña "Historial de solicitudes".

  2. Podremos ver un listado de solicitudes realizadas, como también saber el detalle y descargar los documentos adjuntos por nuestros colaboradores al completar el formulario.

5) Creación de plantillas para formularios

Para la creación de solicitudes propias, es posible crear plantillas de formularios con los campos de textos necesarios según muestro tipo de solicitud. Para crear plantillas de formularios debemos seguir los siguientes pasos:

  1. Nos dirigimos a:

    Ruta: Configuración → Documentos → Centro de requerimientos

    y seleccionamos la pestaña "plantilla" para luego seleccionar "+ Nueva Plantilla".

2. Completos los campos:

  • Nombre de la plantilla: Ejemplo: Plantilla registro de matriculas

  • Id. formulario: Ejemplo: regMatriculas

  • Descripción de la solicitud: Ejemplo: Registro de matrículas de hijos de nuestros colaboradores

Añadimos "Campos" según las necesidades de creación de nuestro formulario. Para este ejemplo añadimos campos de fecha, texto, entero y archivo. El objetivo del formulario de ejemplo es poder recibir información de certificados de matrículas para el pago de bono. Si seleccionamos la opción editar destacada en la siguiente imagen, podremos editar el campo con información propia.

3. Editamos los nombres de los campos de nuestra plantilla.

4. Como se muestra en la siguiente imagen y seleccionando "Guardar plantilla" ya tendremos nuestras plantillas de formularios para utilizar en nuestras solicitudes.

6) Creación de solicitudes

Para crear una solicitud propia de acuerdo a la plantilla del formulario antes creada, debemos seguir los siguientes pasos:

  1. Nos dirigimos a:

    Ruta: Configuración → Documentos → Centro de requerimientos

    y seleccionamos la opción la "+ Nuevo formulario de solicitud".

2. Completamos los campos de nuestra nueva solicitud de acuerdo al siguiente detalle:

  • ID de la solicitud: Código de la solicitud. Se recomienda utilizar letras o número sin espacios. Ejemplo: soliRegMatr

  • Nombre de la solicitud: Nombre de la solicitud. Ejemplo: Solicitud de registro de matrículas.

  • Tipo de la solicitud: Tipo de solicitud. Como nuestra solicitud es propia y no del sistema, seleccionamos la opción "Otros"

  • Descripción de la solicitud: Cuadro de texto libre para detallar la solicitud. Este campo no permite su edición para las solicitudes estándar. Para las solicitudes propias por crear, este campo podrá ser completado.

  • Quiénes pueden realizar esta solicitud: Selecciona quienes podrán completar la solicitud a crear en el portal web o app Rex+. En este ejemplo seleccionamos una empresa, y todos los empleados.

  • Campos del formulario: Puedes seleccionar una plantilla de campo de texto de acuerdo a cada tipo de solicitud por crear. Para este ejemplo seleccionamos la plantilla anteriormente creada. "Plantilla registro de matrículas". Una vez que guarde el flujo, podrá editar esta plantilla añadiendo o quitando campos.

3. Una vez completados los campos de nuestro formulario seleccionamos la opción "Guardar solicitud y agregar flujo"

4. Ya tenemos nuestra solicitud creada, ahora debemos configurar el flujo de aprobación de nuestra solicitud. Recordar que los flujos de firma y aprobación de realizan por "Sede", Seleccionamos "+ Agregar Sede".

5. Seleccionamos la o las "Sedes" a configurar y seleccionamos "Agregar Sedes". Recordar que se debe configurar cada flujo de aprobación o firma por cada sede de la empresa.

6. Seleccionamos la Sede en el listado, y al costado derecho se visualizarán las opciones de aprobación y/o firma de documento.

7. La siguiente imagen muestra la configuración para que la solicitud a crear solo tenga un aprobador. Este podría ser su "Jefe Directo" u "Otro" por indicar en el listado.

8. La siguiente imagen muestra la configuración de la solicitud, una vez aprobada notifique a los correos establecidos.

9. Si deseamos dejar un respaldo de la solicitud podemos indicar que tiene un documento asociado. Para este ejemplo aún no ocuparemos un modelo de documentos. Seleccionamos guardar flujo y nuestra solicitud ya estará disponible para su uso.

7) Creación de modelos de documentos para solicitudes

Como cada solicitud a crear necesita un tipo de documentos, podemos crear un modelo de documento para cada solicitud, y con esto poder dejar un respaldo como documento el cual podrá ser revisado y firmado por un colaborador y hasta dos apoderados. Para crear modelos de documentos para solicitudes debemos seguir los siguientes pasos:

  1. Nos dirigimos a:

    Ruta: Configuración → Documentos → Modelos de Documentos

    y seleccionamos "+ Nuevo modelo de documento".

2. Completamos los siguientes datos:

  • Modelo: Código del modelo de documento a crear. Ejemplo: modMatricula

  • Nombre del modelo: Nombre del modelo de documento a crear. Ejemplo: Solicitud de Matrícula

  • Tipo de documento: Clasificación según el "Tipo de documento" a crear. Ejemplo: Solicitud de matrícula

  • Empresa: Empresa a la que pertenece el documento a crear.

  • Origen fuente:

    • Generar Documento: Al seleccionar esta opción se abrirá el editor de texto en el cual debemos crear nuestro documento

    • Importar documento: Permite crear y/o editar nuestro modelo de documento en formato Word para posteriormente ingresarlo al sistema.

3. Para este ejemplo seleccionamos la opción generar documento, Seleccionamos "Guardar Modelo". Al guardar se habilitará la opción "Editar contenido del modelo".

4. Esta opción abrirá el editor de texto para crear nuestro modelo de documentos.

5. Es posible copiar un texto desde un documento para luego pegar en el editor y posteriormente comenzar la modificación de formato junto con lo más importante, agregar las distintas "Variables" para la creación de documentos.


Como se muestra en la siguiente imagen se deben agregar las distintas variables de datos a utilizar. Para crear una variable se debe seleccionar el texto a reemplazar y luego seleccionar el botón "+" destacado en color verde. Al seleccionar la opción se incluirá el siguiente texto:

  • «VARIABLE»

En la cual debemos cambiar la palabra "VARIABLE" por la variable que deseamos agregar a nuestro documento, ejemplo: «tipo_solicitud».


Esta operación se debe repetir para remplazar todos los campos con las variables disponibles

6. Las Variables para la creación de documentos en el editor Html para el "Centro de Requerimientos" son:

7. Una vez ingresadas todas las variables para la creación del contrato, guardamos nuestro documento. Podremos ver 2 botones uno para poder "Editar contenido del modelo" y el segundo "Descargar Template" el cual nos muestra una prueba de como quedaría nuestro documento al ser emitido.

8. Seleccionamos "Guardar Modelo". y se mostrará el siguiente mensaje como también podremos ver nuestro documento en listado.

Para crear un modelo de documento a partir de "Importar documento" en formato Word, se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Abrir el documento en formato Word.

  2. Para agregar "Variables" al documento debemos seleccionar la palabra a incluir como variable y luego ir a "Elementos rápidos" y seleccionar la opción "Campo".

3. Se abrirá la siguiente ventana en donde debemos completar los siguientes datos:

  • Categoría: Combinar correspondencia

  • Nombres de campos: MergeField

  • Nombre de campo: indicar el nombre de la variable Ejemplo: tipo_solicitud

4. Seleccionamos "Aceptar" y veremos que nuestro texto seleccionado se modifica por la variable incorporada.

5. Esta operación se debe repetir para remplazar todos los campos con las variables disponibles

6. Las Variables para la creación de documentos en documentos de Word para el "Centro de Requerimientos" son:

7. Una vez ingresadas todas las variables guardamos nuestro documento en formato .docx y volvemos a la ruta:

Ruta: Configuración → Documentos → Modelos de Documentos

Seleccionar "+ Nuevo modelo de documento"

  • Modelo: Código del modelo de documento a crear. Ejemplo: modMatriculaWord

  • Nombre del modelo: Nombre del modelo de documento a crear. Ejemplo: Solicitud de Matrícula Word

  • Tipo de documento: Clasificación según el "Tipo de documento" a crear. Ejemplo: Solicitud de matrícula

  • Empresa: Empresa a la que pertenece el documento a crear.

  • Origen fuente:

    • Importar documento: Permite crear y/o editar nuestro modelo de documento en formato Word para posteriormente ingresarlo al sistema.

8. Seleccionamos en la lista de origen de fuente "Importar documento", y se habilitará el botón con el mismo nombre "Importar Documento" Al Seleccionar esta opción se mostrará la siguiente ventana, en la cual podemos ingresar el documento .docx arrastrándolo a la ventana o seleccionando la opción "browse".

9. Seleccionamos "Guardar Modelo". y nuestro modelo de documento a partir de un word estará listo.

8) Configuración de solicitud con modelo y firma de documento

Para dejar respaldo de la solicitud y/o esta deba ser firmada electrónicamente, podemos configurar un modelo de documento con las solicitud a crear. Para configurar una solicitud con modelo y flujo de firma de documentos debemos seguir los siguientes pasos:

  1. Nos dirigimos a:

    Ruta: Configuración → Documentos → Centro de requerimientos

    y seleccionamos nuestra solicitud antes creada de "Solicitud de registro de matrículas".

2. Seleccionamos la sede a configurar y habilitamos las siguientes opciones según el ejemplo de la siguiente imagen:

  • Tiene documento asociado: Se debe habilitar esta opción para que un modelo de documento este asociado a la solicitud de acuerdo a su tipo de documento.

  • Se firma digitalmente: Seleccionar esta opción para que el documento a generar con la solicitud sea firmado electrónicamente.

  • Enviar documento firmado a colaborador: Habilitamos esta opción para que nuestro colaborador reciba una copia del documento firmado.

  • Tiene firma: Establecemos el orden de firma de los documentos, en este caso solo dejaremos que firme el empleado, si es necesario que un apoderado firme, se debe establecer el orden y en el siguiente campo el apoderado que deberá firmar la solicitud.

3. Seleccionamos "Guardar flujo" y con esto ya tendremos configurada nuestra solicitud con un documento a firmar.

9) Generar solicitudes propias desde portal con documento de firma

Para que nuestros colaboradores pueden generar la solicitud antes creada deben seguir los siguientes pasos:

  1. Nos dirigimos en el portal web a:

    Ruta: Solicitudes → Solicitudes disponible → Solicitud de registro de matrículas

2. Como podremos visualizar en la siguiente imagen, tendremos disponibles los campos anteriormente configurados, Nuestro colaborador debe completar estos datos, una vez completados seleccionamos la opción "Realizar solicitud"

3. Una vez realizada la solicitud, se desplegará el siguiente modal informativo y se iniciará el flujo de aprobación y firma según la solicitud.

4. Para revisar el estado de la solicitud, nuestro colaborador puede verificar en la siguiente ruta su estado:

Ruta: Solicitudes → En proceso

5. Como nuestro aprobador de esta solicitud es el jefe directo, este deberá aceptar o rechazar las solicitud en su portal web.

Ruta: Supervisor → Aprobaciones pendientes

6. Una vez aprobada, es turno de nuestro colaborador que firme el documento a crear como respaldo. En caso de ser rechazada el fujo de firma no continuará. Nuestro colaborador debe entrar a su portal en:

Ruta: Firmas Pendientes → Firma documentos pendientes

7. Antes de firmar, nuestro colaborador puede ver un resumen de su solicitud según el modelo de documento creado anteriormente, seleccionando el icono destacado en la siguiente imagen. Si todo esta correcto puede proceder a la firma de documentos.

8. Una vez terminado el flujo, nuestro colaborador puede revisar su solicitud en la siguiente ruta:

Ruta: Solicitudes → En proceso

9. Como "Administrador" podemos revisar la información registrada por la solicitud en la siguiente ruta:

Ruta: Configuración → Documentos → Centro de requerimientos

Pestaña "Historial de solicitudes"

10. Si seleccionamos la solicitud antes registrada, podemos ver la información completado por el colaborador, como también el documento adjunto.

10) Tipos de solicitudes

Luego de detallar la configuración, creación y generación de solicitudes propias, es momento de conocer las diferencias y distintas solicitudes que vienen creadas por defecto en Rex+.

  1. Solicitud de Contratación: Este tipo de solicitud conecta dos plataformas, Rex+ Remuneraciones junto a Rex+ Selección. Es posible generar solicitudes de contratación por nuestro colaboradores, para que una vez aprobada y firmada por cada uno de los involucrados, nuestra solicitud generé un "Proceso de selección" en Rex+ Selección, y así nuestro equipo de selección comience la búsqueda del cargo solicitado.

2. Solicitud de rendición de gastos: Esta solicitud permite el registro de gastos y aprobación de estos mediante los flujo de firma y aprobación. En esta solicitud puedes registrar más de un gasto con los formularios anidados.

3. Solicitud de permiso con o sin goce: Crea solicitudes de permisos con o sin goce de sueldo de acuerdo a tus flujos de aprobación.

¿Ha quedado contestada tu pregunta?