En este documento detallaremos el uso y la creación de "Grupos de usuarios" como también la creación de "Usuarios". Con esto podremos establecer restricción tanto en grupos de colaboradores como también por funcionalidad para usuarios del sistema.
1) Creación y asignación de agrupaciones de colaboradores
Para realizar la configuración de seguridad y usuarios de Rexmás es necesario establecer, crear y asignar agrupaciones a los colaboradores de nuestra organización. Estas agrupaciones son de libre creación y dependerá del uso y tareas designadas a los distintos usuarios por cada organización. Para este ejemplo realizaremos la creación de agrupación del rol general y rol privado de una organización y su posterior asignación.
Para crear agrupaciones, debemos seguir los siguientes pasos:
Nos dirigimos a:
Ruta: Configuración → Elementos del sistema → Listas
2. En la lista desplegable seleccionamos la opción "Agrupaciones". Por defecto ya viene creado la agrupación de "Rol privado", además de las opciones de "Sin agrupar" y "Todos los empleados". Para nuestro ejemplo solo nos faltaría crear la agrupación "Rol General", para eso seleccionamos la opción "+ Agregar un elemento".
3. Para crear una agrupación debemos completar los siguientes campos:
Ítem: Código de la agrupación, puede ser alfanumérico. Ejemplo: rolGeneral
Nombre: Nombre de la agrupación a crear. Ejemplo: Rol General.
Valor A: Campo numérico para configuración avanzada (opcional), dejar el valor en cero "0".
Valor B: Campo numérico para configuración avanzada (opcional), dejar el valor en cero "0".
Valor C: Campo numérico para configuración avanzada (opcional), dejar el valor en cero "0".
Dato Adicional: Campo alfanumérico para configuración avanzada (opcional), dejar el valor en blanco.
¿Está habilitado?: Es posible habilitar y deshabilitar agrupaciones según su uso, para este ejemplo lo dejaremos habilitado.
4. Seleccionamos "Aceptar " y ya tendremos nuestra nueva agrupación creada. Hay que recordar que es posible agregar más y distintas agrupaciones, este dependerá de la organización y nivel de responsabilidad de cargo y tareas de cada de usuario en rexmás.
5. Ya creada nuestra nueva agrupación, es momento de asignar a los colaboradores en sus distinto grupo de seguridad. Este campo se debe indicar en el contrato activo de nuestro colaborador, y es posible realizarlo de forma manual y masiva.
6. Asignación manual de agrupación de seguridad.
Para indicar o asignar la agrupación de seguridad, debemos seleccionar a nuestro colaborador y posteriormente ir a su contrato activo.
Ruta: Carpeta del colaborador → Contrato activo
En la pestaña "Contenido", seleccionamos la opción de "Agrupación de seguridad" en la campo destacado en la siguiente imagen:
Seleccionamos "Aceptar" y nuestro colaborador ya estará asignado a una agrupación de seguridad.
7. Asignación masiva de agrupación de seguridad.
Para realizar una asignación masiva del campo "Agrupación de seguridad" debemos seguir los siguientes pasos:
Nos dirigimos a:
Ruta: Novedades → Actualizaciones → Info. global Contratos
En la lista desplegable seleccionar la opción "Agrupaciones" y luego seleccionar "+ Importar Agrupaciones".
Para realizar la importación debemos construir un archivo Excel de tipo "CSV UTF-8 delimitados por coma", a modo de ayuda en la creación del archivo de importación podemos "Descargar el archivo base", indicando filtros de selección para su descargar.
Crear el archivo Excel
El archivo debe ser en formato "CSV UTF-8 delimitados por coma"
Debe tener un peso máximo de 5 MB
Se debe mantener encabezados de archivos de ejemplo
Los códigos o ID están disponibles en las columnas correspondientes para su selección
Una vez terminado el archivo, este debe ser guardado en tipo de formato CSV 8-UTF (delimitado por comas).
Es posible que aparezca el siguiente mensaje de advertencia, el cual nos indicara que solo se guardará la información de la hoja actual del archivo Excel, seleccionamos "Aceptar".
Volvemos a la "Importación de Agrupaciones", y cargamos nuestro archivo de importación de datos de perfil, para luego seleccionar en "Importar.
Si todos los datos están correctos, se mostrará la siguiente imagen con el mensaje de que los datos fueron importados exitosamente.
En caso de error no se importará la información, debiendo corregir y subir nuevamente el archivo de importación.
Con esto ya tendremos a todos nuestros colaboradores con su agrupación de seguridad correspondiente, la cual puede ser modificada posteriormente.
2) Grupos de usuarios
Los grupos de usuarios son categorías en las cuales podremos establecer diferentes agrupaciones de colaboradores, con el objetivo de restringir información a los usuarios de acuerdo a la responsabilidad de su cargo.
Para explicar de mejor forma su uso y configuración realizaremos el paso a paso de la configuración de grupos.
Nos dirigimos a:
Ruta: Configuración → Seguridad → Grupos
Por defecto ya vienen creados 3 grupos de usuarios, estos son:
Encargados: Grupo recomendado para usuarios encargados del proceso de recurso humanos, sin restricción de seguridad ni agrupaciones de colaboradores, ejemplo: gerencias, jefaturas o usuarios encargados.
Administrativos: Grupo recomendado para usuarios con algún tipo de seguridad o restricción de agrupaciones de colaboradores.
Empleados: Grupo para los colaboradores o supervisores, solo con acceso al portal del colaborador.
2. Si seleccionamos un grupo podremos establecer las agrupaciones de colaboradores para cada grupo de usuarios, para nuestro ejemplo vamos a configurar que los usuarios pertenecientes al grupo de administrativos solo puedan gestionar la información del Rol General.
Seleccionamos el grupo y en el campo agrupación seleccionamos la opción del "Rol General" (Es posible escoger más de una agrupación)
Ver todos los perfiles inactivos?: Permite que los usuarios perteneciente a este grupo, puedan ver colaboradores en situación inactiva.
Ver perfiles solo aprobadores?: Permite que los usuarios perteneciente a este grupo, puedan ver colaboradores con perfil solo aprobador sin tener un contrato con la organización.
Seleccionamos "Aceptar" para guardar nuestra configuración.
3. Si seleccionamos el icono destacado en la siguiente imagen, podremos establecer permisos a cada una de las funcionalidades de Rexmás.
4. Cada una de las distintas funcionalidades tiene opciones de permisos, estas son:
Sin permiso: Sin accesos a la funcionalidad.
Ver o efectuar: Permite ver y ejecutar la funcionalidad.
Editar: Permite solo editar datos de la funcionalidad.
Crear: Permite solo crear datos de la funcionalidad.
Solo ver y crear: Permite solo ver y crear datos de la funcionalidad.
Todo: Permite realizar todo tipo de operaciones.
Una vez seleccionados los permisos, seleccionamos la opción "Guardar cambios" y "Actualizar permisos".
5. Una vez asignados los permisos, tendremos la posibilidad de descargar el listados de estos, como también duplicar la asignación para una configuración más rápida de nuevos grupos de usuarios.
6. Configuramos el grupo de "Encargados" con sus agrupaciones y permisos correspondientes, como se muestra en la imagen, el grupo de encargados puede tener accesos a los dos roles de la empresa.
7. En conclusión, según la configuración el grupo de administrativos solo tendrá acceso al rol general y con permisos determinados, y los encargados accesos a los dos roles de la organización.
3) Creación de usuarios
Una vez creados los grupos de usuarios y sus respectivos permisos ya estamos en condiciones de crear los usuarios que administrarán Rexmás. Para la creación de usuarios debemos seguir los siguientes pasos:
Nos dirigimos a:
Ruta: Configuración → Seguridad → Usuarios
2. Seleccionamos "Nuevo Usuario +"
3. Completamos los campos según el siguiente detalle:
Id. Usuario: Id o código del usuario, puede ser alfanumérico
Rut: Sin puntos y con guion
Nombre / Apellidos: Nombre y apellido del usuario a crear
Correo electrónico:
Grupo: Seleccionar el grupo de acuerdo a las agrupaciones de colaboradores y permisos otorgados
Tipo usuario:
Usuario normal: Usuario operador del sistema
Solo Portal: Usuario para la colaboradores solo acceso al portal
Es Super Usuario?: Si esta acción esta activada, el usuario a crear tendrá acceso a todo el sistema, sin importar las agrupaciones o permisos dados.
Cuenta Bloqueada?: Si esta opción esta activada el usuario estará bloqueado sin acceso a Rexmás.
4. Seleccionamos aceptar y ya tendremos a nuestro nuevo usuario creado.
