La gestión de marcas permite administrar los registros de asistencia realizados por los colaboradores, ofreciendo opciones para habilitar, deshabilitar o normalizar dichas marcas. Asimismo, incluye la gestión de permisos fracción (con o sin goce de sueldo), lo que posibilita la justificación de ausencias parciales, ya sea por horas o minutos.
Es importante destacar que existen dos formas de acceder a la gestión de marcas:
→ Gestión de marcas
Permite gestionar las marcas de asistencia de forma semanal por colaborador.
Pasos para realizar la gestión de marcas:
1. Acceder al menú de Asistencia → Gestionar asistencia → Gestión de marcas.
2. Aplicar filtros para facilitar la gestión de marcas:
Empresa: Si se manejan varias empresas, se puede filtrar por la empresa correspondiente.
Área: Se debe seleccionar primero para que se activen los filtros de carga y centros de costo .
Grupos: Es posible filtrar según los grupos a los que esté asociado el usuario (administrador o supervisor).
Empleados: Permite trabajar con uno o varios colaboradores específicos, buscando por nombre o RUT , y agregándolos a la selección. Si este campo se deja vacío, se mostrarán todos los empleados.
En cuanto a la gestión de marcas , se debe seleccionar: el año , el periodo de asistencia (corte mensual) y la semana con la que se trabajará. Para obtener la información, se debe hacer clic en el botón de "buscar" .
P. Fracción masiva : permite descargar la plantilla de ejemplo, completarla y luego cargar los permisos de forma masiva.
3. Dentro de la información visualizada se encuentra la siguiente información:
Columna Jornada: Muestra los siguientes colores para indicar el estado de las marcaciones:
Verde: El colaborador tiene marcas de asistencia registradas.
Azul: El día tiene cargada una ausencia justificada (licencia, vacación, permiso).
Naranja: El día tiene cargado un permiso fracción.
Rojo: No existen marcaciones para el día, y el empleado tiene horario asignado.
Blanco: El empleado no tiene horario asignado ni marcaciones registradas.
Amarillo limón: El empleado tiene marcaciones generadas, pero no tiene horario asignado.
Columna Pactado: Corresponde al horario teórico de entrada, colación y salida del colaborador. Si el colaborador tiene marcas y sobretiempo, el fondo de esta columna será amarillo y las letras aparecerán en rojo.
Columnas Entrada, Colación, Entrada y salida: corresponden a las marcas realizadas por el colaborador desde el reloj, app, marcaje web, entre otros. Es posible modificar estas marcaciones (normalizarlas). La plataforma guardará un registro de las modificaciones, y en el reporte de asistencia aparecerá la observación “normalizada”. Después de realizar la modificación, se debe hacer clic en el botón verde al final de la pantalla (Guardar y recalcular) para guardar los cambios.
Columna Ausentes: se cargará con la información cuando el colaborador presente un atraso, salida anticipada o ausencia entre jornadas. Dicha información puede trasladarse a la columna Justificadas mediante un permiso fracción.
Columna Justificadas: Muestra la cantidad de tiempo justificado, el cual no se descontará de las horas trabajadas al aprobar la asistencia.
Los iconos disponibles permiten:
1. Cargar permisos fracción: Mueve los tiempos de la columna "Ausentes" a la columna "Justificada".
2. Normalizar registros: Aplica solo para el día seleccionado, agregando las marcas faltantes. Si no hay ninguna, se agrega la entrada y salida. Si falta solo una, se agrega solo la entrada o salida.
3. Comentarios: Registra los eventos y modificaciones realizadas en las marcas o permisos y fracciones, permitiendo dejar un comentario como recordatorio de la modificación.
4. Habilitar/deshabilitar marcas: Se puede deshabilitar para que el sistema no la considere. Esta opción es recomendable, ya que la marcación puede habilitarse nuevamente si es necesario.
5. Imputar marcaje: Permite cargar una marca seleccionando la fecha, hora y el evento correspondiente.
En la parte inferior, hay tres botones disponibles:
1. Recalcular horario: Actualiza la información únicamente para el colaborador que se está visualizando.
2. Normalizar horario: Normaliza todos los registros de marcas faltantes del colaborador en pantalla.
3. Guardar y recalcular: Guarda las modificaciones realizadas en las marcas y actualiza la información correspondiente.
→ Gestión de marcas por día
Permite gestionar las marcaciones de asistencia dentro de un rango específico de fechas.
Pasos para realizar la gestión de marcas por día:
1. Acceder al menú de Asistencia → Gestionar asistencia → Gestión de marcas por día.
2. Aplicar filtros para facilitar la gestión de marcas:
Empresa: Si se manejan varias empresas, se puede filtrar por la empresa correspondiente.
Área: Se debe seleccionar primero para que se activen los filtros de cargo y centros de costo.
Grupos: Es posible filtrar según los grupos a los que esté asociado el usuario (administrador o supervisor).
Empleados: Permite trabajar con uno o varios colaboradores específicos, buscando por nombre o RUT, y agregándolos a la selección. Si este campo se deja vacío, se mostrarán todos los empleados.
Seleccionar una fecha desde y una fecha hasta.
P. Fracción masivos: permite descargar la plantilla de ejemplo, completarla y luego cargar los permisos de forma masiva.
3. Dentro de la información visualizada se encuentra la siguiente información:
Columna Jornada: Muestra los siguientes colores para indicar el estado de las marcaciones:
Verde: El colaborador tiene marcas de asistencia registradas.
Azul: El día tiene cargada una ausencia justificada (licencia, vacación, permiso).
Naranja: El día tiene cargado un permiso fraccionado.
Rojo: No existen marcaciones para el día, y el empleado tiene horario asignado.
Blanco: El empleado no tiene horario asignado ni marcaciones registradas.
Amarillo limón: El empleado tiene marcaciones generadas, pero no tiene horario asignado.
Columna Pactado: Corresponde al horario teórico de entrada, colación y salida del colaborador. Si el colaborador tiene marcas y sobretiempo, el fondo de esta columna será amarillo y las letras aparecerán en rojo.
Columnas Entrada, Colación, Entrada y salida: corresponden a las marcas realizadas por el colaborador desde el reloj, app, marcaje web, entre otros. Es posible modificar estas marcaciones (normalizarlas). La plataforma guardará un registro de las modificaciones, y en el reporte de asistencia aparecerá la observación “normalizada”. Después de realizar la modificación, se debe hacer clic en el botón verde al final de la pantalla para guardar los cambios.
Columna Ausentes: se cargará con la información cuando el colaborador presente un atraso, salida anticipada o ausencia entre jornadas. Dicha información puede trasladarse a la columna Justificadas mediante un permiso fracción.
Columna Justificadas: Muestra la cantidad de tiempo justificado, el cual no se descontará de las horas trabajadas al aprobar la asistencia.
Los iconos disponibles permiten:
1. Cargar permisos y fracción: Mueve los tiempos de la columna "Ausentes" a la columna "Justificada".
2. Normalizar registros: Aplica solo para el día seleccionado, agregando las marcas faltantes. Si no hay ninguna, se agrega la entrada y salida. Si falta solo una, se agrega solo la entrada o salida.
3. Comentarios: Registra los eventos y modificaciones realizadas en las marcas o permisos y fracciones, permitiendo dejar un comentario como recordatorio de la modificación.
4. Habilitar/deshabilitar marcas: En lugar de eliminar una marcación, se puede deshabilitar para que el sistema no la considere. Esta opción es recomendable, ya que la marcación puede habilitarse nuevamente si es necesario.
5. Imputar marcaje: Permite cargar una marca seleccionando la fecha, hora y el evento correspondiente.
En la parte inferior, hay tres botones disponibles:
1. Recalcular horario: Actualiza la información únicamente para el colaborador que se está visualizando.
2. Normalizar horario: Normaliza todos los registros de marcas faltantes del colaborador en pantalla.
3. Guardar y recalcular: Guarda las modificaciones realizadas en las marcas y actualiza la información correspondiente.
