La Licencia Médica Electrónica (LME) es un documento entregado por un profesional médico que autoriza a un trabajador(a) a ausentarse o reducir su jornada de trabajo por la cantidad de días que indica, mientras su salud se recupera.

La funcionalidad de "Licencia Médica Electrónica" permite al usuario recepcionar de forma masiva las "LME" emitidas por instituciones de salud como Fonasa e Isapres, y a su vez administrar y/o tramitar con datos obtenidos directamente de Rex+ de forma rápida, fácil y efectiva. Este servicio tiene conexión directa con el portal de salud "IMED", por lo cual, para su configuración y posterior uso, es necesaria contar con una cuenta de registro en dicho portal de salud.

Índice de contenidos

Configuración
Configuración del rubro la empresa
Activación y/o ingreso a portal de salud "IMED"
Creación, configuración y asignación de "Dirección laboral"
Creación de modelo de documento "Certificado de Antigüedad Imed"
Uso de "Licencia Médica Electrónica"
Previsualización y/o Tramitación de LME
Ingreso automático del ausentismo por LME

1) Configuración del rubro la empresa

Para comenzar la configuración de "LME", debemos seguir los siguientes pasos:

Nos dirigimos a la siguiente ruta:

Ruta: Configuración → Administración → Empresas

2. Seleccionar la empresa a configurar:

3. En la pestaña "Definición" debemos indicar el rubro de nuestra empresa, como se muestra en la siguiente imagen:

4. Seleccionamos "Guardar Cambios"

2) Activación y/o ingreso a portal de salud "IMED"

Para gestionar y/o tramitar LME, necesitamos activar y/o ingresar al portal de salud "IMED".

La solicitud de activación de este convenio debe realizarse a través de un ejecutivo, para realizar la activación vamos a la misma ruta anterior:

Ruta: Configuración → Administración → Empresas

seleccionamos la empresa a configurar:

2. Seleccionamos la pestaña "Convenios", y luego en la sección correspondiente a "IMED" seleccionamos la opción "Ver más".

3. Seleccionamos la opción "Contactar con un ejecutivo", ubicada al final de la pantalla.

4. Escribimos un mensaje de contacto y seleccionamos la opción "Conectar". Un ejecutivo se contactará con nosotros y nos deberá entregar la clave de acceso.

5. Una vez que ya contamos con nuestra clave de ingreso, volvemos a la configuración de la empresa:

Ruta: Configuración → Administración → Empresas

seleccionamos la empresa a configurar, pestaña "Convenios", y en el cuador de "IMED" seleccionamos "Solicitar activación".

6. En la siguiente pestaña ingresamos nuestra clave de activación y seleccionamos "Guardar". Con este paso nuestra activación esta completada.

3) Creación, configuración y asignación de "Dirección laboral"

Para la correcta tramitación de "Licencias médicas electrónicas" es necesario configurar la Dirección laboral de nuestros colaboradores, Rex+ utilizará la dirección de la empresa como dirección laboral para la tramitación de LME en caso de no tener configurado este campo en el contrato de cada colaborador.

En el caso que nuestros colaboradores mantengan una dirección laboral diferente a la registrada como dirección de la empresa, se deberá crear las diferentes direcciones laborales.

Para realizar el ingreso de "Direcciones laborales" debemos seguir los siguientes pasos:

Nos dirigimos a:

Ruta: Configuración → Elementos del sistema → Listas

2. En la lista desplegable seleccionar "Direcciones laborales". Para luego seleccionar "+ Agregar Elemento"

3. Para ingresar una dirección laboral debemos completar los siguientes datos:

Ítem: Código de la dirección laboral. Puede ser alfanumérico. Ejemplo: pedroDeValdivia
Nombre: Nombre de la dirección laboral a crear. Ejemplo: Pedro de Valdivia 1402
Valor A: Campo numérico para configuración avanzada (opcional), dejar el valor en cero "0".
Valor B: Campo numérico para configuración avanzada (opcional), dejar el valor en cero "0".
Valor C: Campo numérico para configuración avanzada (opcional), dejar el valor en cero "0".
Dato Adicional: Formato: Dirección, Comuna (separado por coma). Ej: Calle 123, Santiago. Puede descargar el listado de comunas seleccionando la palabra "aquí". Para este ejemplo: Pedro de Valdivia 1402, Providencia
¿Está habilitado?: Es posible habilitar y deshabilitar cargos según su uso, para este ejemplo lo dejaremos habilitado.

4. Seleccionamos "Aceptar" y ya tendremos nuestra dirección laboral creada, ahora debemos repetir la operación con todas las direcciones laborales de nuestra empresa, recuerda que, si tienes demasiadas sedes para crear, puedes ocupar la importación masiva de sedes que detallaremos en el siguiente punto.

Ingreso masivo de "Direcciones Laborales"

Para ingresar direcciones laborales de forma masiva se deben seguir los siguientes pasos:

Dirigirse a:

Ruta: Novedades → Importaciones → Importación Masiva

2. En la lista ubicada al costado izquierdo de nuestra pantalla, seleccionamos "Listas", para luego seleccionar "Descargar archivo base", este archivo nos ayudara en la creación de nuestra planilla de importación.

3. En la lista desplegable seleccionar la lista a importar, en esta oportunidad seleccionamos "Direcciones laborales", y posteriormente seleccionamos descargar archivo.

4. Completar el archivo Excel según el siguiente detalle, si algún campo no es necesario dejar en blanco, pero no eliminar ninguna de las columnas:

Al confeccionar el archivo Excel se debe considerar lo siguiente:

El formato del archivo debe ser ".CSV UTF-8 (delimitado por comas)"
Se deben mantener encabezados del archivo de ejemplo.
Debe respetar de manera estricta el orden de las columnas, en caso de no incluir datos en el campo debe dejar en blanco.

Archivo base:

5. Completamos nuestro archivo base con los datos de las direcciones laborales a importar. A continuación, se muestra un ejemplo de importación.

6. Una vez creado el archivo, se debe guardar en formato ".CSV UTF-8 (delimitado por comas)"

7. Volvemos al importador de listas en Rex+ y seleccionamos en la lista desplegable la opción "Direcciones laborales", como también debemos indicar el nombre de la importación a realizar. Seleccionamos la opción "Seleccionar archivo" e ingresamos nuestro archivo .csv antes creado. Para finalizar la importación seleccionamos "IMPORTAR ARCHIVO(S) AL SISTEMA"

8. Si todos los datos están correctos, se mostrará la siguiente imagen, en la cual si se ingresó algún dato erróneo es posible anular la importación.

9. Si el archivo a ingreso contiene errores, o no corresponde al formato de ingreso, no se ingresará información y Rex+ le indicará el error el cual deberá resolver y volver a ingresar nuevamente el archivo.

Ejemplo:

Asignación de dirección laboral a colaboradores

Una vez creadas las direcciones laborales, estas deben ser asignadas en el contrato a los distintos colaboradores. Esta asignación es posible hacer uno en uno, como también de forma masiva.

Para asignar la dirección laboral de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:

Seleccionar al colaborador al cual queremos configurar y nos dirigimos a su contrato en:

Ruta: Carpeta del colaborador → Contrato Activo

2. En la primera pestaña de nombre Contenido, al final de la pantalla esta el campo Dirección laboral seleccionamos al correspondiente al colaborador y seleccionamos "Aceptar".

Asignación masiva de dirección laboral a colaboradores

Para asignar masivamente las direcciones laborales creadas a nuestros colaboradores, debemos seguir los siguientes pasos:

Nos dirigimos a:

Ruta: Novedades → Actualizaciones → Info. global Contratos

2. En la lista desplegable seleccionar la opción "Dirección laboral", para luego seleccionar "+ Importar dirección laboral"

3. Seleccionamos la opción "Descargar archivo base" para luego seleccionar los campos de acuerdo con los filtros necesarios para la descarga de nuestro archivo. Seleccionamos "Descargar"

4. Completar el archivo Excel según el siguiente detalle, si algún campo no es necesario dejar en blanco, pero no eliminar ninguna de las columnas:

Al confeccionar el archivo Excel se debe considerar lo siguiente:

El formato del archivo debe ser ".CSV UTF-8 (delimitado por comas)"
Se deben mantener encabezados del archivo de ejemplo.
Debe respetar de manera estricta el orden de las columnas, en caso de no incluir datos en el campo debe dejar en blanco.

5. Una vez creado el archivo, se debe guardar en formato ".CSV UTF-8 (delimitado por comas)"

6. Volvemos al importador global de contratos en Rex+

Ruta: Novedades → Actualizaciones → Info. global Contratos

Seleccionamos la opción "Seleccionar archivo" e ingresamos nuestro archivo .csv antes creado. Para finalizar la importación seleccionamos "Importar"

7. Si todos los datos están correctos, se mostrará la siguiente imagen:

8. Si el archivo a ingreso contiene errores, o no corresponde al formato de ingreso, no se ingresará información y Rex+ le indicará el error el cual deberá resolver y volver a ingresar nuevamente el archivo.

Ejemplo:

4) Creación de modelo de documento "Certificado de Antigüedad Imed"

Para el proceso de tramitación de una LME, se debe tener un documento válido en el cual se acredite la renta del colaborador en caso de no tener rentas históricas. Este documento se envía de forma automática cuando Rex+ no encuentra datos históricos.

Para crear un modelo de documento de tipo "Certificado de antigüedad IMED" debe seguir los pasos indicados según el siguiente documento de ayuda, el cual está disponible en el centro de ayuda Rex+ con el nombre "Creación de documentos certificado antigüedad IMED"

5) Uso de "Licencia Médica Electrónica"

Ya configurado todos los pasos anteriores, estamos en condiciones de recibir, gestionar y tramitar las licencias médicas directamente desde Rex+. Para eso debemos seguir los siguientes pasos:

Nos dirigimos a:

Ruta: Novedades → Actualizaciones → Licencia Médica Electrónica

2. Como se muestra en la siguiente imagen, acá encontraremos el listado completo de Licencias médicas electrónicas, pudiendo buscar a través de filtros de fechas entre periodos como también por empresa. Es posible extraer esta información en archivo Excel, seleccionando el icono ubicado al costado superior izquierdo de su pantalla

3. Para conocer mayor detalle, seleccionamos el icono ubicado al comienzo de cada licencia médica.

Detalle de estados de Licencia médica electrónica:

Pendientes:
- Para tramitar e informar rentas*
- Para completar rentas*
- Para completar rentas para CCAF*
En proceso
- Tramitada*
- Para conocer pronunciamiento*
- Para conocer pronunciamiento y liquidación*
- Copia impresa recepcionada por CCAF*
- Copia impresa recepcionada por Compin*
- Tramitada para CCAF*
- Validada con todos los antecedentes por CCAF*
- Validada sin todos los antecedentes por CCAF*
- Validada si los plazos están vencidos por CCAF*
- Zona C de copia impresa consolidada*
- Para conocer pronunciamiento para CCAF*
- Licencia tramitada mediante Rex+
Aceptadas:
- Licencia médica electrónica correctamente procesada
Rechazadas
- No recepcionada*
- No recepcionada para CCAF*
- Devuelta por entidad pagadora (Compin o CCAF)*
No procesables
- Anulada*
- Plazo vencido para CCAF*
- Plazo vencido*
- Existen múltiples contratos para este empleado
- Empleado no existe en la empresa
- No existe un contrato para este empleado
- Ya existe una liquidación con este concepto cargado para este periodo
- Ya está creado el concepto en la plantilla propia del empleado
- Existe una vacación que incluye este período y el contrato seleccionado
- Existe una Licencia Médica o Permiso que incluye este período
- Existe un permiso administrativo que incluye este período y contrato seleccionado
- Existe un día domingo solicitado para el contrato y período seleccionado
- Existe una solicitud de permiso administrativo en este período
- Existe una solicitud de vacaciones en este período

6) Previsualización y/o Tramitación de LME

Una vez ya revisado el estado de las LME y teniendo licencias en estado de "Pendientes", corresponde la acción de previsualizar, esta opción nos mostrará los montos correspondientes para la tramitación de la licencia.

Al final del listado seleccionamos la opción “Previsualizar Licencias”.

2. Como nos muestra la siguiente imagen, Rex+ nos mostrará los valores correspondientes a declarar para la tramitación de la LME.

Para conocer mayor detalle, seleccionamos el icono ubicado al comienzo de cada licencia médica.

Se considera lo siguiente como información de remuneraciones:

Licencia normal: Previsualización de remuneraciones imponibles a considerar. Estas serían las anteriores que tenga el empleado al inicio de la licencia electrónica, y si no encuentra ninguna remuneración informa el sueldo base imponible del contrato de trabajo (modelo de documento (AI), creado en el punto 3 de parametrización.)
Licencia Maternal: Informar las tres remuneraciones imponibles anteriores al inicio de la licencia que tenga el empleado, y si no encuentra ninguna remuneración informa el sueldo base imponible del contrato de trabajo. Además, se agregan 3 remuneraciones más usando el criterio para obtenerlas a partir del 8º mes hacia atrás desde la fecha maternal, la cual puede ser la fecha de concepción si es prenatal o la fecha de nacimiento si es posnatal.

3. Si todos los datos están correctos, seleccionamos el icono ubicado al costado derecho de cada LME y seleccionamos "Enviar", para luego confirmar el envió de información y tramitación de la LME.

4. Luego del envió de información, se mostrará un resumen de las licencias procesadas, el cual es posible descargar en formato Excel seleccionando la opción "Descargar informe".

7) Ingreso automático del ausentismo

Una vez enviada la información, automáticamente se ingresará un ausentismo del tipo licencia médica al colaborador. Este ítem de ingreso puede revisarse en la siguiente ruta:

Ruta: Carpeta del colaborador → Ausentismo

Hay que considerar que esta LME es cargada de forma automática y no podrá ser eliminada, ya que esta proviene del proceso de Licencia Médica Electrónica IMED, esta puede ser editada para aplicar cambio fecha aplicación, si se paga o no los 3 primeros días, pero no se puede borrar.